Aufrechterhaltung der Pflegekontinuität bei Neueinstellungen

Lisa Fromm
24. Februar 2023
3 Minuten Lesezeit

Aktualisiert: 21. Januar

Ein Mann schüttelt seinem neuen Chef die Hand, während seine Kollegen im Hintergrund stehen.

Ein neues Jahr bringt viele „neue“ Dinge mit sich, darunter auch neue Mitarbeiter in unseren Optikerteams. Während neue Teammitglieder in der Regel als Bereicherung für das bestehende Team gelten, könnten Stammkunden sie als Belastung empfinden.

Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Tipps, die Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihr Team befolgen können, um eine kontinuierliche Patientenversorgung zu gewährleisten und Ihre Patienten zufrieden zu stellen!

Nutzen Sie soziale Medien: Praxen, die in den sozialen Medien präsent sind, können unangenehme Gespräche durch einen kurzen Post vermeiden, in dem sie das Wachstum der Praxis ankündigen und das neue Teammitglied willkommen heißen. Praxen, die keine sozialen Medien nutzen, können das neue Mitglied während der Einarbeitungsphase von erfahrenen Mitarbeitern bei Patientenkontakten vorstellen lassen.
Einen Büropaten ernennen : Die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters sind ereignisreich und voller Informationen – oft überwältigend. Ein Büropate kann die Unsicherheit am neuen Arbeitsplatz verringern, indem er neue Mitarbeiter mit den Büroräumen vertraut macht, sie durch die obligatorischen Schulungsmodule zur elektronischen Patientenakte und die dazugehörigen Unterlagen führt und ihnen hilft, sich am neuen Arbeitsplatz wohlzufühlen.
Integrieren Sie verschiedene Lehr- und Lernmethoden : Jeder lernt anders – manche durch Beobachten, manche durch praktisches Tun. Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Optionen anbieten, die dem Lernstil jedes neuen Mitarbeiters gerecht werden und ihn optimal auf seine Rolle und die gewünschte Patientenversorgung vorbereiten.
Erstellen Sie Referenzhandbücher: Sobald Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter im klinischen Alltag mit der Hospitation beginnt, stellen Sie ihr oder ihm ein Referenzhandbuch für den Empfang zur Verfügung. In kleineren Praxen, die noch kein solches Handbuch besitzen, bietet sich jetzt die Gelegenheit, gemeinsam eines zu erstellen! Hilfreiche Referenzhandbücher sollten ein Gesprächsskript, Tipps zur Telefonanlage, zur Büroausstattung, zum Betriebssystem, zur E-Mail-Nutzung und die Grundlagen der elektronischen Patientenakte (EHR) enthalten.
Tipps und Tricks zur Brillenanpassung: Die Beratung von Patienten bei der Auswahl von Fassung und Gläsern kann für neue Mitarbeiter zu nervenaufreibenden Situationen führen. Murphys Gesetz findet den Neuling dann ganz allein, wenn ein Patient ihn bittet: „Machen Sie meine Brille bitte genauso wie letztes Mal!“ Eine frühzeitige Vorbereitung neuer Mitarbeiter auf ein solches Szenario kann ihr Selbstvertrauen im Umgang mit langjährigen Patienten stärken.
Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen und nutzen Sie diese als Referenz: Manche Praxen verwenden elektronische Brillengläser als Master-Bestelldateien und Papierbrillen mit Demogläsern sowie Informationen zu früheren Brillenglasmodellen und Behandlungen. Archivierte, greifbare Informationen sind von unschätzbarem Wert und sparen Zeit. Die Mitarbeiter müssen lediglich die Brillengläser heraussuchen, das passende Gestell auswählen und die gewählte Sehstärke und Behandlung für die neue Bestellung überprüfen.
Informieren Sie sich über Ihre Optionen bei Brillengläsern und Laboren: Ein kurzer Anruf bei Ihren Partnerlaboren genügt, um zu klären, ob das gewünschte Fassungsmuster vorrätig ist und ob Sie nur die Brillengläser schleifen lassen können. Praxen mit eigener Schleifanlage können auch ungeschliffene Brillengläser bestellen und diese schleifen lassen, während der Patient wartet.
Versicherungsleistungen verstehen: Die größte Hürde für eine kontinuierliche Versorgung ist die finanzielle. Patienten verdienen beim Kauf von Brillen und Kontaktlinsen eine optimale Leistung ihrer Versicherung, und viele verlassen sich ausschließlich auf das Fachpersonal ihres Anbieters, um die optimale Sehschärfe mit minimalen Zuzahlungen zu ermitteln.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Versicherungssprache: Geben Sie neuen Mitarbeitern anonymisierte Leistungsübersichten, damit sie sich mit dem grundlegenden Aufbau vertraut machen können. Ermutigen Sie sie, relevante Zuzahlungen und Selbstbeteiligungen hervorzuheben, einfache Prozentrechnungen zu erklären und ihnen zu zeigen, wie sie feststellen können, welche Brillenmarken zu den verschiedenen Leistungsstufen gehören.
Aktives Zuhören ist entscheidend: Eine der wichtigsten Fähigkeiten, die neue Mitarbeiter frühzeitig entwickeln können, ist aktives Zuhören. Patienten möchten nur dann gehört werden, wenn ihre Sehprobleme nicht optimal sind. Indem man aufmerksam zuhört, das Gehörte wiederholt und gezielte Fragen stellt, um das Sehproblem zu lösen, schafft man eine gute Beziehung und fördert das Vertrauen.