OWA-Praxisreihe: Personalmangel bewältigen

Wir haben eine „Praxisreihe“ zusammengestellt, die Ratschläge von Ärzten, Optikern und Verwaltungspersonal zu häufigen und relevanten Themen der Praxisführung enthält. Freuen Sie sich auf weitere Beiträge jeden Monat!

Frühere Artikel der Reihe „Praxis“: Aufbau einer Praxiskultur, Aufbau von Beziehungen zu Vertriebsmitarbeitern

Jesse Anderson, ABOC : Meiner Meinung nach ist der beste Weg, Personalengpässe zu bewältigen, die Arbeitsbelastung so lange zu reduzieren, bis der Betrieb wieder reibungslos läuft. Es ist weder für Ihre Patienten noch für Ihre Mitarbeiter fair, sie zu benachteiligen, und es kann Sie mehr kosten, als Sie denken. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter überlasten, werden Sie sie schneller verlieren, als Sie Ersatz finden. Kommunizieren Sie offen mit Ihren Mitarbeitern und teilen Sie ihnen Ihre Ziele als Praxisinhaber oder -leiter mit. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Mitarbeiter gehört fühlen. Falls Aufgaben neu verteilt werden müssen, stellen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten klar und ausgewogen sind. Wenn Gehaltserhöhungen angebracht sind, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren und ihnen Wertschätzung zu zeigen, dann tun Sie es. Etwas ist besser als nichts; bestrafen Sie sie nicht für ihre Loyalität . Es ist immer ratsam, Ihre Mitarbeiter zu fragen, ob sie lieber ihr bisheriges Gehalt behalten und in ihrer Position bleiben möchten oder ob sie mit einem Anreiz mehr Verantwortung übernehmen könnten. Und nicht zuletzt: Nutzen Sie Ihre Ressourcen. Es gibt viele Außendienstmitarbeiter wie mich, die ebenfalls für die Arbeit in Augenkliniken zertifiziert sind, aber nicht ausreichend eingesetzt werden. Wenn sie nicht Vollzeit arbeiten können, können sie flexibel einspringen, wo Unterstützung benötigt wird – sei es auch nur für die Mittagspause, damit Ihre Mitarbeiter in Ruhe essen können. Die meisten Vertriebsmitarbeiter verfügen über ausgezeichnete Telefonkenntnisse, und wenn Sie ein gutes Verhältnis zu ihnen pflegen, helfen sie Ihnen im Notfall gerne weiter.

Wir hatten Personalmangel, und meine Büroleiterin hat viele Aufgaben übernommen. Um die Arbeitszeiten auszugleichen, haben wir einige Arbeitstage verkürzt und die Gehälter erhöht. An manchen Tagen erledige ich noch administrative Aufgaben, und wir haben eine längere Mittagspause. – Dr. Sampalis

Christine Maiello : Das war, wie wir alle wissen, eine knifflige Angelegenheit. Wir haben in den letzten Jahren verschiedene Ansätze verfolgt, um den Personalmangel zu bewältigen. Zunächst haben wir uns genau angesehen, wer in unserem Team arbeitet und wie wir dessen Kapazitäten und Fähigkeiten optimal nutzen können. Das kann bedeuten, jemanden in einer anderen Abteilung oder Funktion weiterzubilden oder ihm Aufgaben zuzuweisen, die nicht direkt zu seiner Stellenbeschreibung gehören – Maßnahmen, die bekanntermaßen dazu beitragen, dass Prozesse und Systeme reibungslos laufen. Anschließend haben wir unsere Vergütungs- und Leistungspakete überprüft. Im aktuellen Marktumfeld wettbewerbsfähig zu sein, ist wichtig. Überlegen Sie, in welchen Bereichen Sie die Vergütung, Zusatzleistungen oder den bezahlten Urlaub erhöhen können, ohne das Budget zu sprengen. Fragen Sie außerdem Ihre Teammitglieder einzeln, was ihnen Wertschätzung vermittelt – es ist nicht immer Geld! Menschen legen Wert auf unterschiedliche Dinge. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, um herauszufinden, was ihnen wirklich wichtig ist und wie sie dadurch loyal und engagiert bleiben .

In letzter Zeit hat sich der Personalmangel als nicht kurzfristig erwiesen. Daher ist es wichtig, dass Sie darauf achten, dass alle ihre psychische Gesundheit bewahren und erkennen, wer wo Unterstützung benötigt. Ein niedriger Stresspegel und zufriedene Mitarbeiter sind entscheidend, um Burnout vorzubeugen. Erwägen Sie, die Arbeitszeiten anzupassen oder Schichten zu staffeln, damit Ihre Mitarbeiter Pausen einlegen und eine gesunde Work-Life-Balance wahren können. Zusätzliche Anreize wie Snacks oder Mittagessen, Gutscheine, Boni oder neue Arbeitsmittel können ebenfalls viel bewirken. Kommunizieren Sie offen und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich ihrer gestiegenen Arbeitsbelastung bewusst sind und sie unterstützen möchten – das kann sehr hilfreich sein. – Carissa Dunphy, ABOC

Melissa Rasband : Wir hatten das große Glück, in den letzten Jahren fast immer voll besetzt zu sein. Wir stellen Mitarbeiter ein, die unser bestehendes Team ergänzen und gut mit ihm zusammenarbeiten. Wenn wir unterbesetzt sind, halten wir alle zusammen und unterstützen uns gegenseitig. Die Zusammenarbeit im Team ist uns sehr wichtig . Wenn einer von uns einen Fehler macht, sind wir alle betroffen. Ein starkes Team zu haben, in dem alle gut miteinander auskommen und ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl herrscht, ist für uns extrem wichtig.

Welche Vorschläge haben Sie, um Personalengpässe zu bewältigen? Teilen Sie uns Ihre Meinung in den Kommentaren mit!